Công ty có 5 phòng ban. Phòng ban nào mang về giá trị lớn nhất cho công ty ? Phòng kinh doanh, marketing hay sản xuất ? Vậy ngân sách tiền lương và các hạng mục đầu tư cho phòng đó sẽ thế nào so với các phòng khác?
Một phòng có 5 bộ phận. Bộ phận nào mang về giá trị nhiều nhất cho công ty? Ta sẽ có lộ trình phát triển nhân sự tại các bộ phận đó như thế nào?
Cùng một bộ phận ví dụ như bộ phận Sale ( Tư Vấn, Bán Hàng, Chăm sóc khách hàng ) có 5 nhân viên. Mỗi "nhân viên" trị giá bao nhiêu? Nhân viên nào mang về nhiều giá trị nhất?
Trong cùng một bộ phận hay phòng ban thì năng lực các nhân viên chắc chắn sẽ không như nhau. Có người giỏi, người dở. Có người 9 điểm, có người 8 điểm, 7 điểm, 6 điểm, 5 điểm. Thậm chí mỗi nhân viên thì chất lượng và hiệu suất công việc mỗi ngày mỗi thời điểm cũng sẽ khác nhau. Chẳng hạn ngày vui làm hiệu quả, ngày buồn hay thất tình thì làm kém. Vậy ta sẽ tối ưu các bộ phận thế nào?
Một trong vô vàng nội dung về Quy Hoạch Nhân Sự, về vai trò của một Giám Đốc Nhân Sự mà mình từng chia sẻ trong Workshop thì có nhắc đến một khái niệm đó là "nhân sự thứ 6".
Ví dụ phòng kinh doanh đang có 5 người với các than điểm về chất lượng hay hiệu suất công việc được chấm như sau:
Việc tuyển dụng liên tục thường được mình nhắc trong lớp chính là để có thêm nhân sự thứ 6. Lúc đó ngân sách lương cho phòng này phải là ngân sách cho 6 người. chứ không phải 5 người.
Vậy nhân sự thứ 6 này sẽ đảm nhiệm vai trò gì?
Nếu người thứ 6 này sau thời gian thử việc và đạt 7 điểm thì "trên lý thuyết" nhân sự kém hiệu nhất là nhân sự 5 điểm sẽ bị loại. Lúc này ta sẽ có đội hình 1 người 9 điểm. 1 người 8 điểm, 2 người 7 điểm và 1 người 6 điểm.
Nếu vẫn tiếp tục tuyển dục và có quy trình training như mình đã hướng dẫn trong lớp thì tháng sau ta lại có một nhân sự thứ 6 khác. Và nếu nhân sự này được 7 điểm thì "trên lý thuyết" người 6 điểm sẽ bị loại và lúc này ta sẽ có đội hình 1 người 9 điểm. 1 người 8 điểm và 3 người 7 điểm.
Cứ như vậy nếu ta có người thứ 6 đạt 8 hay 9 điểm...thì sau 6 tháng 1 năm ta sẽ có đội hình toàn 7-8-9 điểm trở lên. Việc sàng lọc này sẽ giúp ta :
-
Giải phóng bớt công việc của những nhân viên tốt đang phải đảm nhận nhiều việc. Giúp họ có thời gian đi sâu hơn một lĩnh vực, một nhiệm vụ, một kênh bán hàng... giúp công ty có kết quả kinh doanh hiệu quả hơn.
Quỹ lương cho mấy người ?
Trên lý thuyết phòng ban có 5 người nhưng ngân sách quỹ lương là cho 6 người. Nhưng thực tế người thứ 6 chỉ là mức lương thử việc, và là thử việc cho vị trí thấp nhất của phòng ( xem bài trước) nên thực chất quỹ lương không phải là 6 mà chỉ là 5,5 đến 5,8 người mà thôi. Nếu người thứ 6 không đạt chuẩn thì sẽ không nhận vào sau thời gian thử việc. Vì người thứ 6 này không phù hợp với mục đích tuyển dụng liên tục đã liệt kê ở trên.
Mỗi tháng sẽ luôn có người bị loại ?
Cũng trên lý thuyết khi người thứ 6 được nhận có nghĩa sẽ có một người bị loại. Bởi vậy mới gọi là "sàng lọc". Thế nhưng nếu tuân thủ đúng quy trình nhân sự mình đã hướng dẫn trong lớp rằng:
Cộng với việc định giá đúng nhân sự thì khi một nhân sự được nhận vào thì họ cũng đã chứng mình được rằng sẽ họ sẽ gia tăng giá trị lẫn lợi nhuận của công ty. (Có thể hiểu là lương nhân sự 5 đồng thì ít nhất họ phải mang về công ty 15 đồng). Do đó việc có thêm 1 nhân sự mới không nhất thiết là phải sa thải 1 nhân sự cũ để cân bằng quỹ lương, mà thậm chí nhờ có thêm nhân sự mới mà công ty sẽ có thể tạo ra nhiều giá trị hơn. ( Ví dụ như việc nhân sự cao điểm nhất có thời mở rộng thị trường hay tệp khách hàng)
Đội ngũ hay hệ thông mà các nhân sự ngày càng được nâng cấp, ngày tốt dần đều.. thì các nhân sự kém hiệu quả cũng sẽ tự động bị đào thải. Đội ngũ giỏi sẽ thu hút ngày càng nhiều nhân sự giỏi giống họ... Đó chính là cái mà người ta gọi là Phát Triển Bền Vững.
Và để có được một team luôn mạnh hơn mỗi ngày thì ngoài việc tuyển dụng liên tục, một giám đốc nhân sự hay chủ doanh nghiệp còn cần có được quy trình cụ thể về nhân sự , về mô tả công việc lẫn các bài toán tài chính kế toán. Tất cả đều phải được đảm bảo đồng đều. Không có yếu tố nào bị tụt lại quá xa cũng như không có yếu tố nào bị tiến quá nhanh. Điều đó dễ gây rối loạn và "gãy hệ thống". Việc tuyển dụng liên tục chính là để sàng lọc nâng cấp nhân sự, đó cũng là dấu hiệu của một công ty ngày càng trưởng thành hơn, là dấu hiệu của một công ty luôn luôn vận động để phát triển.
Nhiều bạn khi có được 1 nhân sự tốt thì thường giao nhiều việc cho nhân sự đó đảm nhiệm. Riêng mình thì khi đã có một nhân sự giỏi thì lại càng nên tuyển dụng để nhân bản, để back up, để mở rộng.... Việc đa nhiệm quá nhiều chỉ là giải pháp tình thế, không phải là giải pháp để phát triển lâu dài.